طراحی اوراق اداری
مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان برای ایجاد ارتباط و تعامل با سازمان‌های دیگر است. به عبارتی دیگر، مکاتبات اداری زبان رسمی هر سازمان بوده و از اهمیت بسیار ویژه‌ای برخوردار است.
از آن‌جایی که هویت بصری و شکل ظاهری برای مکاتبات رسمی و اداری بسیار مهم است، با طراحی و چاپ سربرگ و ست اداری مناسب می‌توان این امر را محقق کرد. اقلام ست اداری شامل سربرگ، پاکت‌نامه، کارت ویزیت، برگه یادداشت و …. می‌باشد که به‌صورت یکپارچه و هماهنگ با طرح سازمانی طراحی می‌شوند.
انتقال اطلاعات به صورت منسجم و در قالب رسمی و اداری
سربرگ به عنوان یکی از اقلام مهم ست اداری، ضمن این‌که تمامی مطالب شما را به صورت متون و یا تصاویر منظم و منسجم کتبی به مخاطب ارائه می‌دهد در یک قالب رسمی، سازمان شما را معرفی می‌کند. این درحالی است که استفاده از برگه‌های سفید و بدون سربرگ متعلق به شما در اکثر موارد جزء دسته‌ای از مکاتبات غیر رسمی و معمولی دیده خواهد شد، که این امر منجر به کاهش اهمیت و یا حتی بی‌توجهی به مطالب ثبت شده در نامه شما می‌گردد.
بالابردن هویت و ماهیت کاری سازمان
به همان میزانی که مطالب و نحوه‌ی درج آن‌ها در مکاتبات می‌تواند مهم و اساسی باشد، شکل ظاهری ارائه‌ی آن‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا نشان‌دهنده‌ی هویت کاری سازمان شما و همچنین پیام رسان پشتیبانی شما از برند کاریتان خواهد بود. استفاده از سربرگ و پاکت‌های طراحی شده با لوگوی متعلق به یک سازمان، این ارائه‌ی صحیح را تضمین می‌کند.
سهولت تماس و دسترسی مجدد دیگر سازمان‌ها
زمانی که مطالب یا اسنادی را برای مخاطبین خود به صورت کتبی ارسال می‌کنید با ذکر نام و مشخصات خود در یک قالب از پیش طراحی شده که می‌تواند به صورت پاکت‌نامه‌های ارسالی و سربرگ باشد امکان دسترسی راحت مخاطبین به شما فراهم می‌شود.
افزایش امنیت
با ثبت اسناد و اوراق در یک چارچوبی که تنها متعلق به برند شما است از هرگونه کپی‌برداری آسان و مشکلات ناشی از آن جلوگیری می‌شود. به‌طور مثال فرض کنید قراردادی فی‌مابین دو سازمان در یک کاغذ سفید ثبت می‌گردد در این صورت به راحتی افرادی می‌توانند با درج آن اطلاعات بر روی کاغذ سفید و بی‌نام و نشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، سوء استفاده کنند. این موضوع برای نامه‌های ساده‌ی دیگر نیز صدق می‌کند.
ایجاد اطمینان و اعتماد لازم در مخاطبین همراه با ارزش به خود
توسط هر یک از اقلام ست اداری ضمن اشاره به معتبر و رسمی بودن نام تجاری سازمان خود قادر خواهید بود برای این نام تجاری نیز یک ارزش و احترام بالایی قائل شوید. این یک نکته‌ی مثبت در جلب اعتماد بیشتر دیگران به شما و برند کاریتان است .
ثبت تمامی مکاتبات در چرخه‌ی اداری
امروزه در فرآیند تهیه و ثبت مکاتبات اداری، درج اطلاعات مورد نیاز به صورت کامل از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا مواجهه با نامه‌ای در یک پاکت ساده و کاغذی سفید اصلا خوشایند نخواهد بود و در فرآیند ثبت اداری در گروه نامه‌های غیر حرفه‌ای و بدون اطلاعات کافی قرار می‌گیرد. این امر به عنوان نکته‌ای منفی می‌تواند آن نامه را به همراه سازمان مربوطه از روند تعاملات بعدی خارج کند.
کارت ویزیت، برقرار کننده‌ی تعاملات بعدی
امروزه کارت ویزیت به عنوان یک ابزار تبلیغاتی موثر برای معرفی کسب و کارها بسیار پرطرفدار و کاربردی است. کارت ویزیت به عنوان یکی از اقلام ست اداری در بسیاری از موارد به عنوان اولین ابزار شروع کننده‌ی تعاملات و مکاتبات اداری می‌باشد. بدین صورت که در بسیاری موارد این کارت یادآور کسب و کار شما جهت برقراری ارتباط مجدد به کار می‌رود.